इनवॉइस प्रबंधन

यह मार्गदर्शिका ड्राफ्ट बनाने से लेकर इनवॉइस जारी करने और ग्राहक तक भेजने की पूरी प्रक्रिया समझाती है।

पहला इनवॉइस बनाएं

1. ग्राहक चुनें

Invoices → Create Invoice खोलें और ग्राहक चुनें। ग्राहक का पता, राज्य और GSTIN कर गणना में उपयोग होते हैं।

2. आइटम जोड़ें

आइटम स्वयं दर्ज करें या Smart Invoice में कैटलॉग से चुनें। कैटलॉग आइटम चुनने पर उसका विवरण, कीमत, इकाई, HSN/SAC कोड और GST दर एक बार अपने आप भरती है।

- विवरण

• मात्रा और दर
• HSN/SAC कोड
• GST दर

  सिस्टम समान राज्य के लिए CGST + SGST और अलग राज्य के लिए IGST की गणना करता है।

  3. ड्राफ्ट सहेजें

  सभी विवरण और कुल राशि जांचकर इनवॉइस को ड्राफ्ट के रूप में सहेजें।

  > ड्राफ्ट संपादन योग्य होता है। उसे अभी स्थायी इनवॉइस नंबर नहीं मिलता और वह ग्राहक को नहीं भेजा जाता।

  4. इनवॉइस जारी करें

  अंतिम जांच के बाद Issue Invoice पर क्लिक करें। इससे अगला स्थायी इनवॉइस नंबर मिलता है और कानूनी विवरण लॉक हो जाते हैं।

  > इनवॉइस जारी करना और ग्राहक को भेजना दो अलग कार्य हैं। जारी करने से ईमेल या WhatsApp अपने आप नहीं भेजा जाता।

  5. इनवॉइस भेजें

  जारी इनवॉइस को इनमें से किसी तरीके से भेजें:

  - Email Invoice: सिस्टम ईमेल द्वारा PDF भेजता है

• Open WhatsApp: तैयार संदेश WhatsApp में खुलता है; भेजना आपको पूरा करना है
• Shared link: ग्राहक लिंक खोलकर PDF डाउनलोड कर सकता है
• Download PDF: स्थानीय कॉपी मिलती है; ग्राहक को डिलीवरी की पुष्टि नहीं होती

  इनवॉइस पेज डिलीवरी की स्थिति दिखाता है: नहीं भेजा गया, ईमेल/लिंक द्वारा पुष्टि हुई, या अपुष्ट।

  इनवॉइस स्थितियां

  | स्थिति | अर्थ |

|---|---| | Draft | बिना नंबर का संपादन योग्य मसौदा | | Issued | स्थायी नंबर दिया गया; भेजना अलग से आवश्यक | | Paid | पूरा भुगतान प्राप्त | | Overdue | भुगतान की अंतिम तिथि बीत गई | | Cancelled | इनवॉइस रद्द किया गया और रिकॉर्ड में सुरक्षित है |

संपादन और रद्द करना

- केवल ड्राफ्ट को पूरी तरह संपादित या हटाया जा सकता है।

• जारी इनवॉइस के कानूनी विवरण नहीं बदले जा सकते।
• गलती होने पर जारी इनवॉइस रद्द करें और नया प्रतिस्थापन इनवॉइस बनाएं।
• रद्द इनवॉइस अपने ऑडिट रिकॉर्ड में बना रहता है।

  कैटलॉग का उपयोग

  बार-बार उपयोग होने वाले उत्पाद और सेवाएं Catalog Management में सहेजें। कई आइटम जोड़ने के लिए CSV आयात का उपयोग करें। आयात से पहले टेम्पलेट डाउनलोड करें और CSV UTF-8 प्रारूप में सहेजें।

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  मदद के लिए: admin@gst-bill.com