ઇન્વોઇસ વ્યવસ્થાપન

આ માર્ગદર્શિકા ડ્રાફ્ટ બનાવવાથી લઈને ઇન્વોઇસ ઇશ્યૂ કરવા અને ગ્રાહકને મોકલવા સુધીની સંપૂર્ણ પ્રક્રિયા સમજાવે છે.

પ્રથમ ઇન્વોઇસ બનાવો

1. ગ્રાહક પસંદ કરો

Invoices → Create Invoice ખોલો અને ગ્રાહક પસંદ કરો. ગ્રાહકનું સરનામું, રાજ્ય અને GSTIN કર ગણતરી માટે વપરાય છે.

2. આઇટમ ઉમેરો

આઇટમ જાતે દાખલ કરો અથવા Smart Invoice માં કેટલોગમાંથી પસંદ કરો. કેટલોગ આઇટમ પસંદ કરતાં તેનું વર્ણન, કિંમત, એકમ, HSN/SAC કોડ અને GST દર એક વાર આપમેળે ભરાય છે.

- વર્ણન

• જથ્થો અને દર
• HSN/SAC કોડ
• GST દર

  સિસ્ટમ એક જ રાજ્ય માટે CGST + SGST અને અલગ રાજ્ય માટે IGST ગણે છે.

  3. ડ્રાફ્ટ સાચવો

  બધી વિગતો અને કુલ રકમ તપાસીને ઇન્વોઇસને ડ્રાફ્ટ તરીકે સાચવો.

  > ડ્રાફ્ટમાં ફેરફાર કરી શકાય છે. તેને હજી કાયમી ઇન્વોઇસ નંબર મળતો નથી અને તે ગ્રાહકને મોકલાતો નથી.

  4. ઇન્વોઇસ ઇશ્યૂ કરો

  અંતિમ તપાસ પછી Issue Invoice ક્લિક કરો. સિસ્ટમ આગળનો કાયમી ઇન્વોઇસ નંબર આપે છે અને કાનૂની વિગતો લોક કરે છે.

  > ઇન્વોઇસ ઇશ્યૂ કરવું અને ગ્રાહકને મોકલવું અલગ ક્રિયાઓ છે. ઇશ્યૂ કરવાથી ઇમેઇલ અથવા WhatsApp આપમેળે મોકલાતું નથી.

  5. ઇન્વોઇસ મોકલો

  ઇશ્યૂ કરેલો ઇન્વોઇસ નીચેના કોઈપણ માધ્યમથી મોકલો:

  - Email Invoice: સિસ્ટમ ઇમેઇલ દ્વારા PDF મોકલે છે

• Open WhatsApp: તૈયાર સંદેશ WhatsApp માં ખૂલે છે; મોકલવાનું તમારે પૂર્ણ કરવું પડે
• Shared link: ગ્રાહક લિંક ખોલીને PDF ડાઉનલોડ કરી શકે છે
• Download PDF: સ્થાનિક નકલ મળે છે; ગ્રાહક ડિલિવરીની પુષ્ટિ થતી નથી

  ઇન્વોઇસ પેજ ડિલિવરી સ્થિતિ બતાવે છે: મોકલવાનું શરૂ નથી થયું, ઇમેઇલ/લિંકથી પુષ્ટિ થઈ, અથવા પુષ્ટિ બાકી છે.

  ઇન્વોઇસ સ્થિતિઓ

  | સ્થિતિ | અર્થ |

|---|---| | Draft | નંબર વગરનો સંપાદિત કરી શકાય એવો ડ્રાફ્ટ | | Issued | કાયમી નંબર મળ્યો; મોકલવાનું અલગથી કરવું જરૂરી | | Paid | સંપૂર્ણ ચુકવણી મળી | | Overdue | ચુકવણીની તારીખ વીતી ગઈ | | Cancelled | ઇન્વોઇસ રદ કરીને રેકોર્ડમાં સાચવ્યો |

સંપાદન અને રદ કરવું

- માત્ર ડ્રાફ્ટને સંપૂર્ણ રીતે સંપાદિત અથવા કાઢી શકાય છે.

• ઇશ્યૂ કરેલા ઇન્વોઇસની કાનૂની વિગતો બદલી શકાતી નથી.
• ભૂલ હોય તો ઇન્વોઇસ રદ કરીને નવો બદલી ઇન્વોઇસ બનાવો.
• રદ કરેલો ઇન્વોઇસ ઑડિટ રેકોર્ડમાં રહે છે.

  કેટલોગનો ઉપયોગ

  વારંવાર વપરાતા ઉત્પાદનો અને સેવાઓ Catalog Management માં સાચવો. ઘણી આઇટમ ઉમેરવા CSV આયાત વાપરો. પહેલાં ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો અને ફાઇલ CSV UTF-8 તરીકે સાચવો.

  ---

  મદદ માટે: admin@gst-bill.com